Auslagerung von Institutsbeständen in das Ausweichmagazin der Universität zu Köln

Die Universität hat ein Ausweichmagazin für Bibliotheksbestände in Köln-Longerich angemietet, das von der USB betrieben wird und auch Bestände von Institutsbibliotheken aufnehmen kann.
Dabei sollen mit erster Priorität diejenigen Bestände ausgelagert werden, für die die Institute bei der USB schon entsprechenden Raumbedarf angemeldet haben.

Für Detailfragen und konkrete Planung wenden Sie sich bitte an Frau Mrowka.

Es gibt zwei Alternativen, Bestände aus Platzgründen dorthin abzugeben:

1. Wie bisher können Institutsbibliotheken ihre nicht mehr gebrauchten Bestände an die USB abgeben.

2. Sollen Bestände weiterhin im Besitz des Instituts verbleiben, greift folgendes Verfahren:
a. Entsprechend einer schriftlich zu fixierenden Vereinbarung stellt die USB dem Institut die benötigte Lagerfläche zur Verfügung. Die USB behält sich unter Berücksichtigung der Anfragen aus allen Fakultäten die Entscheidung vor, wie viel Lagerfläche jeweils bereitgestellt werden kann.
Die Organisation (Katalogeinträge, Transport, Einsortierung in die Regale usw.) und Kosten der Auslagerung obliegen dem jeweiligen Institut. Die USB übernimmt die ausgelagerten Medien ohne weitere Kontrolle und damit ohne Haftung im Falle von Verlusten, da nicht nachvollziehbar ist, ob bestimmte Medien tatsächlich übergeben wurden.

b. Sofern einzelne Bände aus dem ausgelagerten Bestand gebraucht werden, kann das Institut diese per Mail an die Mailadresse der USB sortierzentrale@ub.uni-koeln.de bestellen. Der Transport an das Institut und der Rücktransport an das Ausweichmagazin erfolgen durch Hauspost. Der mögliche Zeitverzug ist dabei zu berücksichtigen.

c. Die Kontrolle über die Ausleihen bleibt in der Verantwortung der jeweiligen Institutsbibliothek. Im Ausweichmagazin wird lediglich eine allgemeine Statistik über das jeweilige Bestellaufkommen und die Zahl der zurückkommenden Bände geführt.

d. Sofern größere Teilbestände in die Institutsbibliothek zurückgeführt werden sollen, ist dies entsprechend zu Punkt a) vom jeweiligen Institut zu organisieren.

e. Die Einlagerung von online erfassten Beständen in das Ausweichmagazin sollte geschlossene Signaturengruppen umfassen und nach abgeschlossener Datenmigration aus den separaten Sisis-Katalogen in den Verbundkatalog (hbz) erfolgen. Bei einer Einlagerung zu einem früheren Zeitpunkt, d.h. vor erfolgter Migration, raten wir dringend an, den Standort "Ausweichmagazin" in den Katalogdaten (SISIS-Kategorie 0016) der Bibliothek zu ergänzen. Die Standortergänzung liegt in der Verantwortung der Institutsbibliothek.
Perspektivisch strebt die USB die Einrichtung eines elektronischen Campus-Lieferdienstes für einzelne Aufsätze aus Zeitschriften und Sammelbänden an, die dann vor Ort eingescannt und elektronisch innerhalb des Campus versandt werden.
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